做项目的时候,我经常很客气地催促大家。
“辛苦,麻烦有空的时候推进一下”
“请完成XX一下哈,谢谢”
然而,语气一如既往的客气,进度一如既往的没有。
可我有个同事,推动工作,说话毫不客气,像一个无情的机器。但效果却很好,项目协作的工作都能按时交付。
让我是好生羡慕,赶紧向他请教,他说关键不在于沟通话术,而是推进机制。
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第一,目标要共识
大家一起合作推动工作,必须要朝着相同的目标前进,各自心怀鬼胎的话,很难做好。
所以,在工作正式开始前,建立共同目标是非常关键的。
在建立共同目标的时候,既要务一点虚,也要务一点实。
务虚的是,大家在完成这个工作或者项目后,可以分到什么,这个成果是对各自的KPI都有什么帮助,从而明确大家的共同利益。
这像是把酒言欢、畅谈未来。
务实的是,整个工作完成的时间线、交付物、标准是什么。不开玩笑,不玩虚的,明确在什么时间点要产出什么质量的交付物。
这像是签订合约、锚定现实。
有了共同目标后,大家心才齐,力才往一处使。
第二,分工要厘清
有了目标,有了完成的时间线、交付物、标准,接着就是明确谁来干,也就是厘清分工。
具体来说,要厘清三类人:负责人、执行人、知情人。
负责人,就是负责这项任务的人,是要决策的,是为结果负责的,必须是一个人。如果分工时候碍于派活的心理障碍,说大家一起干,那就已经在埋雷了。
后面少不了互相看眼色,我心里想着:这事应该你要干吧?结果怎么着,对方也是这么想的,你说巧不巧。
执行人,是具体干活的人,通常如果工作不复杂,负责人和执行人可能是同一个人。
但是如果工作任务比较复杂,可能是一个负责人加几个执行人的形式。
知情人,通常是领导,而且他们也为提供项目实施的资源,以及大方向的反馈和建议。
有些时候,项目协作都开展有一阵了,要调用资源了,结果协作方的领导突然跳出来说:我怎么不知道这事?导致项目戛然而止。
不要忽略知情人的重要性,不要因为害怕或懒惰就跳过知情人知晓环节,否则辛苦埋头干了活,抬头却发现这活就不允许干。
总之,如果在项目协作开始之前,前置目标没有共识,大家的分工没有厘清,就不要着急动手开始干。
第三,进展要暴露
当项目协作开始后,对于过程的管控很重要。人都是这样,没人管,就偷懒。
而管控的重要方式之一,就是暴露当前的进度,让所有项目相关的人都知晓,这样那个执行人就无法躲在角落里摸鱼了。
通过定期的项目周会也好,全员可视的进度文档也好,让大家都知道当前时间点,每个人负责的工作进度是怎么样的。
这样,由于大庭广众的曝光,压力天然的加到了工作执行人身上。除非他已经不想好好干了,否则
即使装装样子也得有所动弹。
同时,暴露进度,也能尽早的让潜在问题暴露出来,尽早解决。
最终,大家一起拿到当初目标共识时,务虚又务实的结果。
总结一下
当我们发现项目协作推不动了,想一想是不是目标、分工、跟进是不是出了问题。
共识目标、厘清分工、暴露进展。
做好这些,让我们不再战战兢兢地措辞催促的话术,而是理直气壮地依靠机制推进项目。
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