台湾
小团队里，一个人常常要做几种工作。写通知、找素材、确认日期，可能都归同一位。
如果这位同事临时请假，AI任务停在哪里？谁知道它缺什么，又该找谁继续？
下面用一个示意任务说明。不涉及真实客户，也不报告使用效果。
先安排接手人，再开自动任务
一份活动通知，正在等待日期确认。原负责人临时不在线。任务列表里只有一句“处理失败”。
接手的同事不知道是材料有错，还是工具有问题。最容易采取的动作，就是重新做一份。原任务后来恢复时，两份内容可能一起出现。
因此，任务开始前就要写清两个角色。谁日常处理，谁在他不在时接手。
替补人不一定拥有全部决定权限。但他至少应该知道去哪里查材料。也要知道谁能确认业务事实。不能把“有人接手”写成“他可以自行决定”。
一张待办卡，让下一位不用猜
待办卡可以很短，但要留够用的信息。
这次要完成什么。目前停在哪一步。为什么停下。资料在哪里。谁能确认。确认后继续哪一个任务。
比如日期冲突，可以写成这样。“活动表与确认邮件日期不同。”“发送暂停，等待活动负责人确认。”“确认后修改原稿，再核对发送记录。”
这样的记录，比“AI又出错了”更有用。因为下一位同事可以直接接着查。
材料入口也要能访问。如果文件只在请假同事的电脑里，卡片还不够。需要把允许共享的资料放到团队可访问的位置。再按工作需要设置访问范围。
收工前，查看仍在等待的任务
小团队不一定需要复杂的管理系统。但需要一个固定的位置，查看未完成事项。
每天收工前，可以检查三类情况。等待资料的，是否有人负责补充。等待决定的，是否已经交给合适的人。结果未知的，是否保留了原操作记录。
三类任务要分开处理。缺资料时，反复运行AI不一定有帮助。等决定时，要找有权决定的人。结果未知时，先查询原动作是否完成。
如果当天不能解决，就写清下一次处理时间。不要为了清空待办，把等待改成完成。也不要把同一个任务复制成多条。
第二天，沿着原记录恢复
替补人取得确认后，先检查当前稿件版本。确认针对旧稿，就不能直接套到新稿。内容已经修改过，也要把差异告诉确认人。
然后查看下一个动作是否已经执行。发送记录明确没有成功，才安排后续处理。无法确定时，保留等待，不凭猜测再发。
FDE是前沿部署工程师。在小团队里做这项工作，要照顾真实的人员安排。把原来的人工交接，放进工具的操作和记录。先让同事试着接手一次，再看哪里还不清楚。
企业AI化不是开启任务后就不用管。遇到异常时，团队仍要知道谁能继续处理。这个安排，值得在正式使用前练一次。
用一次交接练习检查记录
拿一份练习材料，让另一位同事依据待办卡接手。记录他找不到的资料、无法判断的状态和需要补充确认的环节，再逐项完善。练习不执行真实对外发送。
作者：聂亚奇。本文为流程方法示意，不代表客户成效。
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