3.6 宗教活动场所采购管理：从决定购买到验收入库，一笔采购应该怎么走？

采购管理 资产管理 财务合规

3.6 宗教活动场所采购管理：从决定购买到验收入库，一笔采购应该怎么走？

邹凌瀚律师长期从事涉宗教法律事务研究，并担任全国各地多家宗教活动场所及宗教团体法律顾问。在日常法律顾问和财务合规工作中，经常会碰到一类很普通的支出：买东西。

小到办公用品、日常维修材料，大到几十万元的设备、家具、工程材料，场所每天都可能发生采购。金额小的时候，负责人说一声，经办人员买回来，拿着发票报销，一般不会觉得这里面还有多少管理问题。

但金额一大，如果最后留下来的材料只有一张发票，就不够了。

比如寺院花30万元采购一批设备，几年以后再回头看这笔支出，至少应该能够知道：当时为什么要买，谁同意买，为什么选择这家供应商，30万元的设备是不是全部收到了，最后钱付给了谁。

为什么买→谁同意→向谁买→货是否收到→钱付给谁

大额采购，不能只留下“一张发票”

所以采购管理不需要把日常买东西搞得很复杂，但金额越大，审批、比价、合同、付款和验收这些环节越不能省。

一、采购前先审批，大额采购应当集体研究

采购之前，先把用途、金额和资金来源确定下来。

场所确实需要什么？预计花多少钱？预算里有没有这笔钱？这些情况明确以后，再按照场所自己的财务制度办理审批。

日常、小额采购重大采购按照日常审批权限处理。比如购买办公用品、清洁用品，没有必要每次都召开管理组织会议。一次采购几十万元的设备，或者采购金额已经明显超过原来的预算，按照内部制度属于重大采购的，应当提交管理组织集体研究。

邹凌瀚律师团队在为寺院、道观、教会、清真寺等宗教活动场所提供常年法律顾问服务时，会结合不同场所的规模、收入和日常支出情况，帮助场所设置采购审批权限。多少钱以内按照日常程序采购，达到什么金额需要集体研究，最好提前写进财务管理和采购管理制度。

这也是宗教活动场所制度建设中很具体的一项工作。标准定得过低，什么事情都要开会；标准定得过高，又容易使大额采购失去必要的内部监督。不同场所没有必要采用完全相同的金额标准。

采购审批的关键，不是所有场所统一一个金额，而是根据自身规模和财务情况，把日常采购与重大采购的权限提前划清楚。

二、大额采购应当询价比价，不能“谁熟就买谁的”

宗教活动场所选择供应商，有一种情况比较常见：负责人认识这家老板，对方也是信众或者居士，以前也买过他的东西，所以继续找他采购。

日常、小额采购，如果价格正常、质量可靠，这样处理通常没有太大问题。

但金额到了几十万元甚至更高，只因为“大家熟”，就不够了。

大额采购可以多找几家供应商了解价格，把报价、产品规格、质量、交货时间、售后服务等放在一起比较。最后未必一定选择报价最低的，但至少要知道市场价格大概是多少，也能够说明为什么最终选择这家供应商。

报价价格情况选择时还要比较28万元不一定选择
最低报价产品规格、质量、交货时间、售后服务等30万元35万元

供应商是信众、居士、负责人亲属或者熟人，并不意味着不能合作。只是存在这些关系时，更应该把询价、比价和选择过程留好记录。

比如三家供应商分别报价28万元、30万元和35万元，最后选择30万元的供应商，因为设备质量更好、保修时间更长，这完全可以说明。

如果没有询价、没有比价，也没有其他记录，最后采购的是负责人亲属经营的公司，而且价格明显高于市场价格，后面就容易出现关联交易或者利益输送方面的质疑。

邹凌瀚律师长期参与宗教活动场所内部治理、财务管理和重大事项法律论证。在场所采购制度设计中，对于负责人、管理组织成员、教职人员及其亲属与供应商存在特定关系的情形，一般都会建议把相应的采购依据和价格比较材料留得更完整一些。

并不是因为双方认识就不能交易，而是场所的资金最终要能够说明花到了哪里，采购价格也应当经得起正常的核对。

三、小额采购可以个人临时垫付，大额采购应由场所直接办理

场所日常运营中，个人临时帮场所买东西很难完全避免。

比如张师傅发现水管坏了，临时购买1000元维修材料，东西确实用于场所，发票等凭证也符合实际业务，回来以后按照场所报销程序办理，可以作为个人替场所垫付处理。

会计上也要把关系做清楚：场所确认相应支出，同时确认对个人的应付款；等场所把垫付的钱实际支付给张师傅以后，再冲减相应往来。

但几十万元、上百万元的采购，不适合继续这样处理。

日常、小额、临时采购大额采购个人可以临时替场所垫付，再按照报销程序处理原则上由场所直接签合同、直接付款、直接收货

比如场所准备购买价值50万元的设备，最后却由负责人个人和供应商谈、个人签合同、个人付款，再拿着发票回场所报销。即使设备确实送到了场所，合同关系和资金关系也变得复杂了。

既然是场所采购，原则上应当由场所与供应商签订合同，供应商向场所交付货物，场所直接向供应商付款，相应发票等凭证也与实际业务保持一致。

个人临时垫付，可以解决日常、小额、临时性的采购需求，但不宜代替场所正式的大额采购程序。

邹凌瀚律师在为宗教活动场所提供合同审查、财务合规及重大支出风险审核时，比较关注的就是合同主体和资金流向是否一致。

场所采购→场所签合同→场所付款→场所收货

场所买东西，合同却由负责人个人签；场所取得资产，钱却先转给负责人，再由负责人付款；最后又由场所向个人报销。原本一笔很清楚的采购，被人为增加了几层关系。

所以大额采购尽量由场所直接完成合同、付款和收货，不要让资金经过负责人或者教职人员个人账户绕一圈。

四、采购到货必须验收，不能拿到发票就付款

采购人员下单，供应商送货，财务拿到发票，然后付款、入账——不少场所的采购到这里就结束了。

但货送来了，不代表供应商已经完全履行合同。

数量规格 / 型号质量

到货以后，要核对什么？

比如合同约定采购100把椅子，实际只送来96把；采购的是某个规格的设备，送来的型号却不一样；工程材料数量虽然够了，但质量达不到合同要求。

所以货物到场以后，应当核对数量、规格、质量等基本情况。符合要求的，再办理验收；属于库存物资的，同时做好入库登记。

金额比较大的采购，验收记录最好单独留存。

条件允许的情况下，采购、验收和保管也尽量不要全部由同一个人完成。小型宗教活动场所人员有限，确实做不到每个岗位完全分开，至少可以在大额采购验收时安排其他人员共同核对并签字确认。

这一点在邹凌瀚律师团队帮助宗教活动场所开展财务制度建设和财务合规整改时，也是经常核查的内容。

有些采购账面资料非常齐全，合同有了，发票也有了，银行付款记录也有，但唯独没有任何人能够证明货物实际收到了多少。财务资料完整，不只是凭证齐全，还应当和实际发生的业务对应起来。

特别是合同约定验收后付款的，应当先验收，再按照合同办理付款。数量不足、质量不合格或者型号错误的，先把问题处理好，不要货还没看清楚，全部货款已经付完了。

五、退货、换货以后，钱、发票和账务都要同步调整

采购发生质量问题，并不是把货退给供应商就结束了。

数量不足的，可以要求补货或者调整结算；规格错误、质量不合格的，可以根据合同约定要求更换、退货或者承担相应责任。

如果场所已经支付全部货款，后来供应商退回5万元，这5万元退款应当进入场所账户，并与原来的采购业务对应。

如果只是部分退货、部分退款，财务也应当按照实际情况调整账务。

已经开具发票又发生退货、折让等情形的，也要根据实际业务和现行税务规定处理相应发票事项，不能货已经退了、钱也退了，账上还保留着原来完整的采购金额。

货→钱→发票→账务

采购发生变化以后，相关资料也要一起调整

大额采购发生退货或者质量争议时，建议形成书面处理记录，把退货原因、数量、金额、处理方式和退款情况记清楚。

邹凌瀚律师长期为宗教活动场所提供法律顾问及财务合规法律服务，在核查采购资料时，并不会只核对最初的采购合同和付款记录。如果后续发生退货、换货、折价或者退款，相应资料也要继续接下去。

一笔采购发生了变化，账、钱、货和票据也要跟着实际情况变化。

六、大额采购应当形成“审批—比价—合同—验收—付款—入账”完整资料

宗教活动场所的采购制度没有必要照搬大型企业。特别是规模较小的寺院、道观、教会和清真寺，如果几百元的采购也要求多家询价、集体研究、签订合同，制度很难长期执行。

日常采购和大额采购分开管理，更符合场所实际情况。

几百元、几千元的日常用品，按照内部权限审批、购买、取得凭证、验收入账即可；几十万元的大额设备或者物资采购，就应该把审批、供应商选择、合同、验收和付款做完整。

01采购审批02供应商报价及比价03签订采购合同04到货验收及入库05按照约定付款06取得凭证并完成财务入账

大额采购完整流程

作为长期专注于宗教领域法律事务研究、宗教活动场所常年法律顾问及财务合规业务的律师团队，邹凌瀚律师团队在帮助场所梳理大额采购时，通常会顺着整笔业务核对：

1采购审批材料2供应商报价及比价材料3采购合同4发票5验收及入库记录6银行付款记录

发生退货、换货或者退款的，再增加相应的处理记录和资金凭证。

一笔30万元的采购，几年以后即使负责人、经办人员已经更换，把这些资料拿出来，仍然能够看明白为什么采购、向谁采购、采购了多少、货有没有收到、钱最后付给了谁。

小额采购→程序适当简化｜大额采购→资料完整留存

宗教活动场所采购管理做到这个程度，日常的小额支出不会因为制度过于复杂而难以执行，大额资金支出又有相应的程序和材料能够核对。对场所自身的资产、财务和负责人来说，都更加稳妥。

法律声明

本文内容仅为作者个人观点，依据文章发布时有效的法律法规及政策文件进行分析，只为普及法律和促进社会和谐。相关依据的规定如发生修订、变更或废止，本文观点可能会不成立，敬请读者注意甄别，并可与作者联系，对文章做进一步修改。