毕业了，请注意你的档案！ | 劳动法江湖

个人档案是记录本人成长经历的“无声见证”，如果毕业时没有妥善安顿好自己的档案，将来很可能在关键时刻“卡壳”，进而影响自身权益。

档案基本知识（一）什么是人事档案？

在人员的培养、选拔和任用等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案、流动人员人事档案等都属于人事档案范畴。

（二）学生档案与人事档案是什么关系？

学生档案是在校学习期间形成的、记录个人学习经历和德智体等方面表现的原始材料；人事档案是毕业进入社会后，以学生档案为基础，持续补充工作后形成的材料，是个人身份、学历、资历等的重要凭证。可以说，学生档案是人事档案的前身和基础，学校根据毕业生的就业去向进行档案转递，转递完成后成为人事档案。

（三）毕业后学生档案有哪些主要去向？

1. 到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位。

2. 到非公单位就业、灵活就业或创业的，档案转递至就业地或户籍地的公共就业人才服务机构。

3. 暂未就业的，根据本人意愿，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构，或按规定在高校保留两年。

流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分，是反映流动人员政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是国家档案和社会信用体系的重要组成部分。毕业后学生档案转入各级公共就业人才服务机构，就成为流动人员人事档案。

需要流动人员人事档案的常见场景

机关公务员考录、国有企事业单位招聘的考察、政审。

报考研究生的招生政审、入学调档。

发展党员、预备党员转正政审；党员材料审核。

参军入伍政审。

因公出国（境）政审。

办理退休时核定工龄、视同缴费年限，认定特殊工种等。

依据档案记载开具存档证明、经历证明等。

巡视巡察、选拔用人等方面核查。

纪检监察、公安、司法机关案件调查取证。

部分一线城市落户调档。

流动人员人事档案的常见问题（一）常见档案误区

误区1：档案没什么用，随便放家里就行。

纠正：严禁个人保管本人或他人人事档案。

误区2：毕业后档案由学校负责转递，不用自己管。

纠正：毕业生根据自己的就业去向将档案拟接收单位的信息告知学校，在学校转递后要及时关注档案是否被档案拟接收单位正常接收，有没有错寄、退回等异常情况。

误区3：自己拆开档案，看看里面的材料。

纠正：档案拆开即失效，后续无法正常存档。

误区4：现在是信息化、数字化时代，纸质档案可有可无。

纠正：归档材料一般应当为原件。有关单位在政审、选拔等环节调阅档案时，必须调取纸质原件。

误区5：入职私营企业不需要档案，说明档案可以不用管了。

纠正：私营企业虽无档案管理权，但不代表档案无用。人生经历长期动态变化，当下用不到，不等于未来用不到。若现在放任不管，日后急需时往往无法补救，麻烦远超预期。

（二）高频档案问题

问毕业生档案可以自己带吗？

绝对不可以！档案转递必须由学校通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行，严禁个人自带档案。

问暂未找到工作，档案可以放学校吗？

毕业生暂不转递档案的，学校可以暂存保管2年，超期未转的档案，学校会转往生源地的公共就业人才服务机构。考虑到后续查找档案的便捷性，建议暂未明确工作的毕业生，将档案转往户籍地的公共就业人才服务机构。

问哪些机构可以接收保管流动人员人事档案？

流动人员人事档案管理服务机构包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。（备注：截至2026年，江苏省级人社部门未授权第三方机构管理流动人员人事档案）

问档案托管收取服务费吗？

档案管理服务机构提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，不得收取档案保管费、查阅费、证明费、转递费等名目的费用。

问毕业后先不工作，而是专心准备考研或报考机关事业单位，档案放哪里合适？

建议存放在户籍地的公共就业人才服务机构，方便办理考研招生政审、入学调档和机关公务员考录、事业单位招聘政审等事项。

问大学毕业后自费到国（境）外留学的，档案存在哪里？

大学毕业后自费到国（境）外留学的，档案可以存放在户籍地的公共就业人才服务机构或教育部留学人员服务中心。需要提醒的是，在国（境）外完成学业取得学历（学位）后，须及时将教育部留学服务中心出具的《国（境）外学历学位认证书》归入档案。

问高中毕业后到国（境）外留学，留学已毕业的回国人员如何建立人事档案？

高中毕业后到国（境）外留学，留学已毕业的回国人员，可持国内高中学籍档案、教育部留学人员服务中心出具的《国（境）外学历学位认证书》、工作材料、党团材料等到户籍地或工作所在地档案管理服务机构办理建档手续，外文件需要归档的一并提供翻译公证件。

问在国（境）外留学回国后办理建档手续时，不清楚自己的前置档案去向，该如何处理？

如果是高中毕业后到国（境）外留学的，可以到最后就读的国内中学查找；如果是大学毕业后留学的，可以到曾经就读国内院校或者原户籍地公共就业人才服务机构查找；如果是在国内工作后再留学的，可以到曾经工作地或原户籍地公共就业人才服务机构查找。

问档案存放在户籍地的公共就业人才服务机构，后面在外地就业，可以异地转递档案吗？

可以异地线上办理转递档案业务。如果户籍地、工作地均在江苏省内，可以登录“江苏省人力资源和社会保障厅网上办事服务大厅”或“江苏智慧人社”APP申请档案转递；如果户籍地、工作地涉及江苏省外地区，可以登录“全国人力资源和社会保障政务服务平台”申请跨省流动人员人事档案管理服务。

问如何查询自己的档案在哪里？

在江苏省内非公经济单位就业的或江苏籍未就业的高校毕业生，档案一般会保管在就业地或户籍地的公共就业人才服务机构，可以登录“江苏省人力资源和社会保障厅网上办事服务大厅”或“江苏智慧人社”APP查询。

问查不到自己的档案在哪里，怎么办？

如果登录“江苏省人力资源和社会保障厅网上办事服务大厅”或“江苏智慧人社”APP查不到自己的档案所在机构，可以登录“全国人力资源和社会保障政务服务平台”查询。如果以上方式都查不到，建议联系自己的毕业学校，从档案转出的源头开始查起。

问邮政特快专递信息显示转入档案“已签收”，为什么网上查不到呢?

档案签收后需要经过审核、分类、录入、复核、上架、入库验收等步骤，才能确保档案准确无误地入库，且每年7-9月为高校毕业生档案接收高峰期、档案接收量大，档案管理服务机构在签收后无法第一时间录入档案信息。

问毕业时老师把档案给了毕业生本人，档案被家长拆封了怎么办？

这是个非常严重的问题，档案是严禁个人自带的。公共就业人才服务机构是不接收拆封后的档案的，必须将档案送回原毕业学校重新审核密封后，再通过机要通信或邮政特快专递方式转递档案，公共就业人才服务机构方可接收。

问毕业后的工作单位是民营企业，档案放到了公共就业人才服务机构，跟单位签的劳动合同需要存入档案吗？

不论工作单位是何种性质，与单位签订的劳动合同都需要及时放入本人档案。档案中的劳动合同是认定参加工作时间和工龄的重要依据，是工作经历、劳动关系的有效凭证，也是维护劳动者合法权益的重要档案材料。

江苏省公共就业和人才服务机构联系方式

序号 机构全称 通讯地址 联系电话

省级

1

江苏省人才流动服务中心

南京市鼓楼区广州路213号

2

江苏省职业介绍中心

南京市鼓楼区鼓楼街5号华阳大厦2楼

南京市

1

南京市人才服务中心

玄武区北京东路63号

2

玄武区人才交流服务中心

玄武区珠江路275号3楼

3

秦淮区人才交流服务中心

秦淮区苜蓿园大街112号4楼

4

建邺区人才交流服务中心

建邺区白龙江东街8号
新城科技园科技创新综合体A区1号楼5楼

5

鼓楼区人才交流服务中心

鼓楼区虎踞路49号

6

栖霞区人才交流服务中心

栖霞区仙林学津路8号高科中心B座3楼

7

雨花台区人才交流服务中心

雨花台区雨花东路1号

汪正楼律师，南京劳动法律师，南京律协劳动与社会保障委员会委员，劳动仲裁委兼职仲裁员，办理案件获江苏律协“十佳劳动争议案例”，获评南京律协“劳动与社会保障业务奖”，专注劳动用工法律服务，擅长劳动用工合规建设、疑难劳动争议案件处理。

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