想查关联交易，却不知道凭证号，股东的查账函怎么写？

财务把一张费用汇总表发进股东群，里面有“向甲公司支付服务费”一项。小股东想看底下的记录，公司却让他先报出凭证编号、记账月份和科目名称。账还没看过，怎么知道编号？

这是一个假设场景。本文讨论有限责任公司的现有股东，已经知道某个交易对象和大致期间，但尚未接触账簿、凭证时，怎样把查阅请求写得能找到材料。它与已经拿到具体凭证后追问真伪，是两件不同的事。

已知的线索写实，不知道的编号留空

先拿出那张费用汇总表。它的表头写的是发生额还是付款额？覆盖哪个月份？“甲公司”是完整名称还是简称？是否能从已经取得的合同或公开登记资料核对名称？

这些信息有助于定位查阅范围，但不能把汇总表中的数字直接当作公司实际付出的金额。例如，一笔服务费可能先入账后付款，也可能分几次支付；汇总表只呈现一个期间的数字，未必包含前期欠款和后期冲销。

申请中可以如实写明线索来源：“根据公司于某日提供的某期间费用汇总表，申请核实其中向甲公司支付或确认的服务费及相应记账依据。”表上只写费用发生额，就不要擅自改成付款额；不知道支付日期，就不要填一个自己推算的日期。

这里的关键，是让已有资料帮助找账，而不是让股东在看账之前先完成一份审计报告。

把“查哪笔钱”与“查哪些资料”分开

《公司法》第五十七条要求，申请查阅会计账簿、会计凭证时，应以书面方式向公司提出并说明目的。该条没有把预先掌握凭证编号列成申请条件。不过，提出什么范围的请求、如何识别材料，仍需要结合具体情况说明。

可以在函件中分两层写：第一层说明想核实哪段期间与哪个交易对象的往来；第二层列明拟查阅的材料类别，例如反映该期间相关往来的会计账簿，以及对应会计凭证。

不要凭想象把科目写死。你以为属于管理费用，实际可能先记在预付账款、其他应收款或应付账款。请求若只锁定某个未经确认的科目，现场容易出现“这个科目没有”的答复，却仍没弄清那笔往来记在哪里。

因此，可以把已知的公司名称、交易内容和期间作为定位线索，明确需要核对相关账簿记录及其对应凭证。若后来查到具体编号，再补充记录，而不是为了让函件显得专业，先编出一串编号。

查阅期间，不一定等于某笔付款当天

假设汇总表反映的是第二季度费用。查账时发现，六月确认的服务费对应五月提供的服务，款项到七月才支付。三个时间落在不同节点，只拿六月的付款记录，可能根本找不到这笔支出。

写函前可以先决定本次要核实的是费用确认、现金支付，还是与甲公司往来的整体变化，再据此提出期间范围并说明理由。如果原申请只覆盖第二季度，现场发现需要延伸到第三季度，应保留线索，并就新增范围补充书面请求或与公司明确安排。

不能把这一例子理解为“查账只能限定某个供应商或某个季度”。缩小范围是本题为解决具体疑问采用的方法，不是给所有股东查账设一道额外门槛。股东需要核实更长期间经营情况的，应结合其请求及实际目的另行组织材料。

公司说没有这笔记录，留下它回答的范围

现场答复“没有”，可能指没有付款、没有你写的科目、没有这个简称，或者该期间没有发生额。含义不同，接下来要补的材料也不同。

可以请对方说明，是已经核对了哪些账簿后未发现相应往来，还是因为申请中的名称、期间不明确而无法定位。把答复日期、人员及具体表述记下来，能够取得书面回复的，一并保存。不要把“某科目未查到”直接记成“公司承认从未交易”。

同样，查看了若干页账簿，不宜在没有确认实际范围时签下“全部资料已查阅完毕”。交接记录可以写明已查哪些期间、哪些资料，尚有哪些对应凭证没有提供。这样的记录帮助下一次查阅继续衔接，也避免双方后来争论当日究竟交了什么。

可以怎样落成一段请求

下面是一般情境的示范，需按真实资料填写，不能空套：

“本人拟核实公司在某年某月至某月与甲公司之间服务费的确认、结算及其对公司经营成果的影响，申请查阅反映上述往来的会计账簿及对应会计凭证。现有线索为公司某日提供的费用汇总表第某项，附件列明该表名称及已知交易对象信息；相关凭证编号、实际使用科目尚待查阅核实。”

这段话并不要求公司先接受股东关于交易是否合理的结论，也没有把关联关系直接写成违法事实。正式函件还应补齐申请人股东身份、公司名称、联系人、希望协商的查阅安排和附件目录，并保留函件内容与送达记录。

财务会计报告与账簿、凭证的法定查阅、复制安排有区别，不宜把所有材料笼统写成“全部复印带走”。确需专业协助，可以依法委托会计师事务所、律师事务所等中介机构参与，查阅中也须履行相应保密义务。

寄出之前，最后对照一次：函件里每个日期、名称和数字，能否找到已有资料；找不到的，是否已经明确写成待核实。未知信息可以成为查账的起点，不必先把它填成一个看起来确定的答案。

林律来了｜林佳楠律师企业法律实务

林佳楠律师，天津和然律师事务所创始人。

出处：《中华人民共和国公司法》第五十七条，国家市场监督管理总局转载全国人大法律法规数据库：https://www.samr.gov.cn/xyjgs/flfg/art/2024/art_d4e84936a8a744f8928ac7aec7594345.html

本文使用AI辅助生成，已核对所涉法律依据，仅供一般参考。