10 个热门「效率方法」的正确用法（上）

《原子习惯》的作者 James Clear 认为，「目标」能够帮人确定「方向」，日常做事的「系统」推动人取得「进展」。

所以，想让生活发生变化，可以从调整每天做事的方法开始。

这意味着，你有机会用更省力的方式，完成那些一直想做的事。

不过，一些熟悉的方法在日常传播中被讲得太简单。就像番茄工作法，现在被讲得好像只剩下一个闹钟，而待办清单则变成了不断加长的任务表。

只有补上被忽略的部分，它们才更可能帮到你。

下面，我们会盘点 10 个常见的效率方法，挑一个顺手的用一用，也许会让很多事都变得轻松。这是上篇。

番茄工作法

工作 25 分钟，休息 5 分钟。这套规则你大概早就知道，也可能试过，但最后可能还是觉得：开着计时器，该走神还是走神。

「番茄工作法」的创始人 Francesco Cirillo，在自己的介绍里专门谈过这件事。他强调，完整的方法还包括管理打断、估算任务需要的时间，以及观察自己的注意力。而每天完成很多个番茄钟，并非他鼓励追求的目标。

所以，下一次用，建议多做一个小动作：每次想离开当前任务时，记下自己想去干什么。

例如，看资料到第七分钟，想看看群里有没有消息；第十八分钟，碰到读不懂的内容，想拿手机缓一缓。此时，写下几个字记录一下，然后回到原来的任务。

这一轮结束，你得到的东西就比以前多了。

你能看见，自己可能在遇到难题时习惯拿手机，这时可以先把难点圈出来，留着结束后单独解决。当然也可能在番茄钟的时候，一直被工作消息打断，那么这时就需要给自己留一段能少受打扰的时间。

但如果你过去只用番茄钟计算「今天坐了多久」，那现在就值得再试一次它的另一个用处：找出那些让你反复离开任务的原因。

只有找到原因之后，才有具体的地方可以调整。

两分钟法则

「两分钟法则」指的是：集中看消息、整理待办的时候，遇到「两分钟内」能完成的必要事项，就顺手做掉。

但这样一个简单的方法，也容易用出「反效果」。

那就是：听说小事要立刻做，于是收到消息就回，想起什么就处理。结果，忙到中午，大事一点没动。有人甚至会觉得，自己用了效率方法，怎么更忙了？

美国著名的时间管理大师 David Allen 在解释这个规则时，讨论的是「整理收件箱」的情境：如果想尽快看清全部工作，就要避免在某一项上停留太久。

如果放进日常工作，可以这样理解：集中处理杂事时，简单的当场结束，复杂的明确下一步，再安排时间。

比如一封只需要回复「收到，时间没问题」的邮件。现在回掉，就省下了之后再次打开、回忆内容、考虑什么时候回复的过程。

这个方法值得用的地方，是让这些小事彻底结束。这样，到了晚上就不用再想「是不是还忘了回谁」。

正在专心写方案时，普通消息可以等这段工作结束再处理。把「两分钟法则」放在合适的时段里，它才能帮你清掉杂事，也给重要工作留下时间。

五分钟法则

任务太大、迟迟不愿开始，第一步怎么迈出去？

先跟自己约定：只做五分钟。这便是「五分钟法则」。

可五分钟过去，字体换了，参考文章又收藏了两篇，正文还是空的。时间是缩短了，眼前的任务依然大得让人发愁。

所以，在用这个方法之前，可以先定好：这五分钟结束时，手上要多出什么？

比如把「写完方案」缩成「列出方案要回答的三个问题」。只写问题，措辞粗糙一点也行。这比要求自己「认真写五分钟」，更容易下手。

但要保证「动作」要碰到「任务」本身。

例如，5 分钟内你泡好了咖啡、收拾好了桌面，但方案还在原地。那就是一次无意义的「任务拆解」。

可以尝试打开印象笔记，在一篇笔记的顶部，留一句「下一步：列出三个问题」，把已有资料放在下面。

完成后，再写上「下一步：补第一个问题的答案」。

这样下次打开，直接接着做，省去重新翻资料、回忆进度的麻烦。这次花的五分钟，也让下一次更容易开始。

批量处理

有些小事，做起来很快，前后的准备却麻烦得很。

比如，想报销一笔费用，要找发票、翻付款记录、登录系统。下午又来一笔，同样的步骤就需要再走一遍。

「批量处理」就适合省掉这种重复折腾。

你可能也试过把事情攒起来做，结果越攒越不想碰。可以先看看，攒在一起的任务能不能共用一套准备。

比如下午留 20 分钟，把手上的几笔报销集中处理。发票放在一起，系统打开后连续填写，省去反复找入口、翻记录的麻烦。

邮件回复、文件归档、重复上传，也可以各自留一小段时间处理。

这时，上面提到的「两分钟法则」就能派上用场：简单的顺手做完，复杂的记下下一步。碰到一笔缺发票的报销，先发消息索要，再继续处理材料齐全的部分。这一批里能结束的事情，先让它们结束。

批量也可以很小。

今天的几张发票，就够集中处理一次。先试 20 分钟，看看能收掉多少，再调整间隔。等到下次打开系统时，材料都在手边，顺着做完就能关掉。

做到这样，「批量处理」方法才算帮你省了事。

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待办清单

相信大家都用过「待办清单」，但有时越写越长，到后来就不想点开它。那么，怎样让「待办清单」重新变得好用呢？

很多人都有过这样的清单：交方案、换灯泡、学摄影、读十本书，全挤在同一张纸上。每次打开都不知道先看哪一项，后来干脆不看了。

问题可能不在清单，而在于把两类东西混在了一起：一类是要履行的事，有期限、有承诺；一类是想尝试的点子，却没有截止日期。

因此，建议把它们分开放。

例如，「周五提交方案」需要标好日期，安排进日程，再拆成眼前能做的动作。

而「有空学摄影」就留在「可能清单」里，等有时间、有兴致时再挑。记下来以后，你既能把这个想法留住，也可以暂时放下它。

在印象笔记里，建两篇笔记就能开始：一篇叫「近期要处理」，一篇叫「以后想尝」。

每周花几分钟翻一遍，选中的点子安排时间，已经没兴趣的直接划掉。当初想读的那十本书，现在只对两本感兴趣，就留下这两本。

近期清单也要看实际时间。

今天有两场会，就少排一点需要连续做很久的工作； 已经答应别人的交付、必须处理的生活事务，则需要留出时间。

如果你不知道如何排序优先级，那么下篇要讲的「每日重点」，就可以帮你选出优先推进的事。

好了，以上 5 个方法看完，可以这样选择适合你的方法：

迟迟不动手，试试「五分钟法则」；工作容易走神，试试「番茄工作法」；小事总来打断，就留一段「批量处理」的时间，并结合「两分钟法则」来判断琐事的类型；最后，也不要忘了将「待办事项」进行分类。

认真试几天，然后观察两件事：任务是不是更容易推进了？操作起来顺不顺手？

有用就留下，别扭就调整，不合适就换下一个。方法本身不分高低，分的是和你的匹配度。

下篇，我们继续聊时间分块、每日重点、流程系统、倍速收听与观看，还有艾森豪威尔矩阵。

看看任务多的时候怎么安排重点，重复要做的事情怎么更省力。

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